15 voor- en nadelen van spreadsheets binnen bedrijven
Wat zijn jouw ervaringen met het gebruik van spreadsheets voor rapportages of het ondersteunen van een workflow in je organisatie?
Spreadsheets zijn een handige tool voor veel teams en bedrijven. Het is ook een logische keuze, maar is het wel de beste keuze? Wanneer is een spreadsheet een goed platform voor het opslaan, beheren en visualiseren van bedrijfsgegevens? In dit artikel gaan we de voor- en nadelen van spreadsheets langs. We kijken wanneer het een goede keuze is en wanneer je een alternatief zou kunnen (of moeten) overwegen.
Voor- en nadelen van spreadsheets
- Spreadsheets zijn gratis
- Spreadsheets vereisen minimale training
- Spreadsheets zijn aanpasbaar
- Het is gemakkelijk om gegevens te manipuleren en te analyseren
- Spreadsheets kunnen snel en een workflow ondersteunen
- Je hebt toegang tot talloze spreadsheetsjablonen
- Je kunt gegevens visualiseren
- Spreadsheets zijn niet veilig
- Het is moeilijk te zeggen wie de spreadsheet heeft bewerkt
- Spreadsheets zijn gevoelig voor fouten
- Kritische klantgegevens kunnen verloren gaan
- Er is geen native integratie met bedrijfssystemen
- Spreadsheets bieden geen mobiele variant
- Spreadsheets zijn moeilijk op te schalen
Wanneer wel of geen spreadsheet gebruiken?
Laten we beginnen met de voordelen, want die zijn er genoeg en ze zijn ook groot.
1. Spreadsheets zijn (bijna) gratis.
Voor de meeste bedrijven is spreadsheetsoftware gemakkelijk beschikbaar en vaak gratis. Of je bedrijf nu Microsoft Excel gebruikt of draait op Google Workspace’s, Google Sheets, de meeste mensen met een internetverbinding hebben toegang tot een spreadsheet.
Het is echter de vraag of gratis wel echt gratis is. Wat doet Google met de opgeslagen gegevens en waar staan die eigenlijk opgeslagen?
2. Spreadsheets vereisen minimale training.
Of je nu een spreadsheet hebt gebruikt om je persoonlijke financiën te beheren, of ontelbare uren hebt besteed aan het maken van draaitabellen in verschillende bedrijven, de kans is groot dat je enige praktische ervaring hebt opgedaan met spreadsheets. Buiten het maken van ingewikkelde formules is het vastleggen van informatie in spreadsheets vrij intuïtief en vereist het geen intensieve training om het onder de knie te krijgen. Dit maakt spreadsheets een toegankelijke optie voor teams die snel een rapportage willen implementeren. Als het moet, lukt het nog vandaag.
3. Spreadsheets zijn aanpasbaar.
Spreadsheets zijn in hoge mate aanpasbaar, vooral als je weet hoe je de vele formules en functies moet gebruiken. Je kunt met een spreadsheet elk type document maken, zelfs een kalender. Maar ja, daar heb je vast al een app voor.
Omdat ze zo aanpasbaar zijn, kunnen ze ook intimiderend zijn om te gebruiken. Soms weet je niet eens zeker waar je moet beginnen, tenzij er een spreadsheetsjabloon beschikbaar is voor wat je wilt doen. Dus als je spreadsheets voor uw bedrijf wilt gebruiken, is het belangrijk dat in elk geval één van de teamleden goed weet hoe je een spreadsheet moet opzetten en aanpassen om een bedrijfsproces te stroomlijnen of een gedegen rapportage op te zetten.
4. Het is gemakkelijk om gegevens aan te passen en te analyseren.
Spreadsheets maken het gemakkelijk om gegevens aan te passen (manipuleren). Je kunt datasets optellen, aftrekken, delen en vermenigvuldigen, draaitabellen maken, duplicaten verwijderen, gegevens ophalen uit andere tabbladen en alle rijen en kolommen doorzoeken op een bepaald woord, getal of parameter.
Dit heeft echter een keerzijde. Je kunt gemakkelijk een rapportage kapot maken als je per ongeluk een stukje gegevens verwijdert dat deel uitmaakte van een formule of berekening. Gelukkig is er een goede Undo functie, maar dat helpt alleen als je weet wat je fout hebt gedaan.
5. Spreadsheets kunnen snel een workflow ondersteunen
Het is vrij eenvoudig om met een spreadsheet eenvoudige workflows te ondersteunen. Welke offertes lopen er en in welk stadium zijn ze? Teams kunnen zo snel inzicht krijgen in de verdeling van werkdruk, prestaties, kansen en bedreigingen. Bij een beperkt aantal kenmerken en varianten kan een spreadsheet snel ondersteuning en inzicht bieden.
6. Je hebt toegang tot talloze spreadsheetsjablonen.
Eerder schreven we al dat je waarschijnlijk een sjabloon nodig hebt om een spreadsheet voor jouw toepassing te maken. Het goede nieuws is dat er veel sjablonen bestaan voor zowel Excel als Google Sheets. Google maar eens en kijk wat er beschikbaar is. Dat bespaart je een hoop tijd. Het is natuurlijk wel belangrijk om je er van te verzekeren dat het sjabloon geen ingebakken foutjes heeft.
7. Je kunt gegevens visualiseren.
Je kunt spreadsheets gebruiken om gegevens te visualiseren – maar je moet wel weten hoe. Als je eenmaal weet hoe je de visualisatiehulpmiddelen van een spreadsheet moet gebruiken, kunt je snel grafieken en diagrammen maken. Dat geeft vaak meer inzicht dan een tabel met gegevens. Let er wel op dat je gegevens selectie zo slim is dat toekomstige gegevens ook worden meegenomen in de visualisatie.
Het is handig om de grafieken aan te passen in je huisstijl. De kans is groot dat iemand in de toekomst een screenshot naar een klant zal sturen. Zelfs als je afspreekt dat dat niet de bedoeling is.
In een applicatie die speciaal gemaakt is voor je rapportage behoefte, is de visualisatie ingebakken en ook meteen in je huisstijl opgemaakt.
Conclusie voordelen
Kortom, spreadsheets kunnen voldoende zijn voor starters in hun begin stadia. Goedkoop, snel en flexibel.
Je loopt echter het gevaar om te lang door te gaan in spreadsheets. Na verloop van tijd kunnen spreadsheets namelijk meer problemen opleveren dan ze waard zijn.
Laten we de nadelen ook langslopen, zodat je weet waar je voor moet oppassen.
8. Spreadsheets zijn niet veilig.
In tegenstelling tot een speciaal systeem dat toegang vereist om in te loggen, kunnen spreadsheets verspreid worden naar iedereen en overal met het simpele versturen van een e-mail. Dit maakt het gemakkelijk voor een ontevreden of oneerlijke werknemer om leads en klantgegevens te delen met externe contacten (lees: concurrenten). Ook bij verlies van een laptop kunnen de gegeven ‘op straat’ komen te liggen.
9. Het is moeilijk te zeggen wie de spreadsheet heeft bewerkt.
Spreadsheets zijn uitstekende samenwerkingstools waarmee iedereen in e team informatie kan toevoegen, maar het is moeilijk te zien wie een cel heeft bewerkt en waarom. Dit kan het moeilijk maken om de juiste persoon aan te spreken als er een fout optreedt of als er iets anders misgaat met de sheet. Natuurlijk kun je allerlei zaken afschermen en selectie velden gebruiken. Dat maakt de kans op fouten minder.
Vooral in de verkoop is het moeilijk om een ordelijk systeem op te zetten om leads en klanten te verdelen wanneer je met spreadsheets werkt. Alleen als je de vertegenwoordigers traint om nauwgezet aantekeningen te maken en een rigoureus documentatieproces te volgen, kan er veel misgaan. Bovendien, ken je en groep verkopers die consequent rapporteren en niet proberen om de informatie naar hun hand te zetten?
10. Er zullen meerdere versies van de waarheid zijn.
Iedereen begint misschien met dezelfde gegevens, maar dat blijft waarschijnlijk niet lang zo. Tegenwoordig kun je met meerdere mensen tegelijk online in een spreadsheet werken. Maar in de praktijk zie je dat mensen toch een lokale kopie maken om ‘even iets te proberen’. De definitieve wijzigingen moeten dan alsnog in het online document gedaan worden.
En als ze dat vergeten, heb je verschillende versies van de “centrale” spreadsheet – allemaal met iets andere gegevens. Hoe weet je welke de juiste is? Dat is een zeker recept voor gedoe.
11. Spreadsheets zijn gevoelig voor fouten.
Dit is niet helemaal eerlijk. Spreadsheets maken geen fouten. Ze zijn wel buitengewoon consequent in het toepassen van foute instructies. Gebruikers maken fouten en spreadsheets vinden dat meestal prima.
Met meerdere mensen in een spreadsheet en met veel regels, kolommen en formules is het logisch dat spreadsheets fouten bevatten. Als je hoopt op nauwkeurigheid, beperk dan de complexiteit en laat maar één of enkele mensen werken in het spreadsheet.
Maatwerk applicaties kunnen veel beter zorgen dat er geen menselijke fouten in het systeem komen. Bovendien kunnen die geautomatiseerde controle uitvoeren en opvallende uitkomsten presenteren ter controle.
12. Kritische klantgegevens kunnen verloren gaan
Als je Excel gebruikt, loopt je het risico gegevens te verliezen. Gegevens die uitsluitend op individuele computers staan, kunnen voor altijd verloren gaan. Bijvoorbeeld als de laptop valt of er een kop koffie overheen gaat. Online spreadsheets zijn een goed alternatief, maar kunnen ook gegevensverlies lijden. Bijvoorbeeld als u uw internetverbinding verliest voordat alle gegevens zijn uitgewisseld en als een gebruiker een fout maakt en gegevens overschrijft.
13. Er is geen native integratie met bedrijfssystemen.
Als je uw spreadsheets wilt verbinden met de andere systemen die je gebruikt, moet je hopen dat er een integratie bestaat op Zapier of een soortgelijke tool. Zo niet, dan heb je pech en moet je de gegevens handmatig overzetten naar de andere systemen of een complexe verbinding maken.
Het gevolg is dat er een verschil ontstaat tussen de informatie in het spreadsheet en de gegevens in bijvoorbeeld de boekhouding of de voorraadadministratie.
Een gebrek aan integratie betekent eigenlijk altijd dat er meer handmatig werk gedaan moet worden, met verouderde gegevens wordt gewerkt of dat er onnodige fouten worden gemaakt. Dat zijn allemaal vervelende scenario’s.
14. Spreadsheets bieden geen mobiele variant.
Dit is onhandig voor elk team, maar het is vooral slecht voor verkoop. Het is bewezen dat mobiele toegang tot verkoopsystemen de productiviteit van vertegenwoordigers verhoogt – volgens sommige schattingen met maar liefst 24%. Spreadsheets zijn ze niet bepaald mobielvriendelijk. Telkens wanneer je klantgegevens moet invoeren of wijzigen, moet je er een laptop bij halen of enorm scrollen en zoomen op een relatief klein scherm.
Een applicatie kan zo ontworpen worden dat hij op mobiel ook prettig werkt. Het is bijvoorbeeld mogelijk om voor mobiele gebruikers de rapportages te vereenvoudigen, door alleen de belangrijkste informatie te tonen. Ook het aantal velden dat je kunt of moet invullen kun je voor een mobiele gebruiker beperken. Dit vergroot de kans dat medewerkers onderweg meteen de gegevens bijwerken.
15. Spreadsheets zijn moeilijk op te schalen.
Zodra je bedrijf begint te groeien, zullen spreadsheets dat ook moeten doen. Maar hoe groter de spreadsheet, hoe groter de kans op fouten en gebroken formules. Bovendien zijn grote spreadsheets bijna onhandelbaarder voor gebruikers en beheerders.
Het is bijna onvermijdelijk dat spreadsheet steeds groter en ingewikkelder worden. De kans dat één van de hiervoor beschreven problemen dan voelbaar wordt is erg groot.
Wanneer wel of geen spreadsheet gebruiken?
In welke gevallen je wel of juist niet een spreadsheet moet gebruiken, bespreken we in het artikel ‘wanneer een spreadsheet gebruiken en wanneer niet?’ Klik hier om uit te vinden of je toe kunt met een spreadsheet.
Conclusie voor- en nadelen
Er zijn dus goede argumenten voor en tegen het gebruik van spreadsheets.
Het is best handig om te beginnen met een spreadsheet. Omdat je dan een beeld krijgt van alle informatie die je samen wilt brengen. Ook krijg je een scherpere visie de inhoud van de rapportage die je nodig hebt.
Zodra je gedoe krijgt met het spreadsheet is het tijd om eens te praten met een partij die kan helpen door snel een robuuste applicatie maken. De bestaande spreadsheet is dan een goede input voor het eerste gesprek
