Wanneer gebruik je een spreadsheet en wanneer juist niet?

Vraag je je af of je een spreadsheet moet gebruiken of een maatwerkrapportage? In een eerder artikel hebben we de 15 voor- en nadelen van spreadsheets beschreven. In dit artikel kijken we wanneer het gebruik van een spreadsheet een goede keuze is en wanneer niet.

Als je bedrijf net begint (budget)
Spreadsheets zijn goedkoop – en soms gratis, zoals Google Sheets. Wanneer een bedrijf net begint, rolt het geld niet bepaald binnen. Starters besteden al hun geld aan hun product en nemen dan genoegen met ‘duct tape’ aan de operationele kant.

Dat betekent dat wanneer het tijd is om klant- en contactgegevens bij te houden, spreadsheets de natuurlijke keuze zijn. Dat is ook logisch. Wanneer u nog maar een handvol klanten hebt, is het gemakkelijk om hun informatie in een spreadsheet te zetten en deze te delen met de een of twee verkopers van uw personeel.

Zodra uw bedrijf echter begint te groeien, is het belangrijk om te upgraden naar een database.

Wanneer het tijdelijk is en er geen standaardoplossing is
In sommige gevallen is er geen tool die de specifieke organisatie- en samenwerkingsfuncties kan bieden die spreadsheets bieden.

Stel bijvoorbeeld dat u deel uitmaakt van een groot schrijfteam met verspreide teamleden. Misschien wilt u een hulpmiddel waarmee u alle artikelen waaraan iedereen werkt in één keer kunt bekijken en sorteren, in plaats van dat u van projectbord naar projectbord moet klikken, zoals u in projectbeheersoftware zou moeten doen.

Spreadsheets zijn daarvoor een geweldig hulpmiddel. Met formules en functies kunt u een spreadsheet maken die precies doet wat u wilt.

Tot het groter, complexer en langduriger gaat worden. Dan neemt de kans op fouten en andere risico’s snel toe. Dan is het de moeite waard om met de bestaande spreadsheet in de hand naar een partij te gaan die snel en voorspelbaar een maatwerk oplossing kan maken.

Als je nog niet weet wat je moet rapporteren (vorm en doel)
Er zijn situaties waarin je wel een rapportage moet maken, maar eigenlijk weet je nog niet precies hoe of wat. Het maken van waardevolle rapportages is vaak een kwestie van het combineren van verschillende soorten informatie. Ook moet je nog ondervinden welke vorm van rapporteren het meeste inzicht geeft. Beginnen met een spreadsheet kan je dan de flexibiliteit geven die je nodig hebt.

Als alleen jij ermee hoeft te werken en het blijft simpel
De meeste nadelen van spreadsheets zitten in samenwerken en complexiteit. Dus als je de enige bent die gebruik moet maken van de informatie, dan kan een spreadsheet een snelle en goede oplossing zijn.

Als je moeten samenwerken met klanten, leveranciers of diverse collega’s dan is het niet handig om te kiezen voor een spreadsheet als oplossing.

Wil je alle 15 voor- en nadelen bekijken die we hebben beschreven, lees dan hier ons artikel daarover.

Neem contact op als je twijfelt
Twijfel je nog tussen een spreadsheet en een maatwerkoplossing? Neem dan contact met ons op om jouw specifieke situatie te bespreken.

Er is echter meteen een nadeel. Als je niet weet wat je moet maken, hoe begin je dan? Als je met FormatC in gesprek gaat, kun je genieten van vele jaren ervaring met het maken van applicaties en rapportages. Dan hoef je het niet allemaal zelf te verzinnen

Databases gebruiken in vergelijking met spreadsheets

Databases zijn programma’s die zijn ontworpen om gegevens op te slaan, te organiseren en op te vragen. In de verkoop is het meest gebruikte type database een relatiebeheerder, ook wel CRM genoemd. Leer eerst over de voordelen van een CRM. Laten we vervolgens het werken met een database vergelijken met het werken vanuit een spreadsheet.

1. Een database dient als centrale bron.
   Een CRM-database is een hulpmiddel dat al uw klant- en klantcontactinformatie opslaat op een centrale plaats die gemakkelijk toegankelijk is voor uw hele team op meerdere apparaten. Dit systeem kan al uw contact-gerelateerde gegevens organiseren, inclusief e-mails, telefoongesprekken en live chat met klanten en prospects.

2. Het biedt een naadloze integratie met andere software.
   Daarnaast kan een CRM-database naadloos worden geïntegreerd met andere bedrijfssystemen van uw bedrijf, waaronder marketingsoftware, wat de samenwerking tussen uw verkoop- en marketingorganisaties kan verbeteren en ervoor kan zorgen dat uw prospects niet dezelfde informatie ontvangen of helemaal gemist worden.

3. Het is gemakkelijk op te schalen voor groeiende bedrijven.
   Spreadsheets zijn effectief voor het opslaan van kwantitatieve basisgegevens en worden vaak handmatig onderhouden. Databases daarentegen zijn effectiever in het opslaan van kwalitatieve gegevens, en daarom zijn ze ideaal voor complexe bedrijven met een groot klantenbestand of een ingewikkeld verkoopproces. Databases hebben vaak automatiseringsmogelijkheden waarmee organisaties tijd kunnen besparen op handmatige invoer.

Voor bedrijven die opschalen of snel nieuwe klanten werven in korte tijd, kan een upgrade van spreadsheets naar een CRM-database uw bedrijf helpen om aan meer klanten te verkopen.

Zijn de voordelen van spreadsheets het waard om de nadelen te dragen?

Het voordeel van het gebruik van spreadsheets voor bedrijven komt neer op twee belangrijke factoren: Ze zijn gratis (met een Microsoft Office of Google Workspace implementatie), en ze vereisen geen training.

Dit zijn zeker geldige redenen – vooral voor een klein bedrijf zonder geld te verbranden of opleidingsmiddelen. Maar een databasetool, zoals HubSpot CRM, past veel beter bij de meeste teams. En het beste deel? Een CRM kan net zo goedkoop zijn als een spreadsheet. Dump de spreadsheets met al hun problemen en koop een CRM om je team en je bedrijf effectief te laten groeien!